Sind Ihre Vorstandsunterlagen ausreichend vor Sicherheitslücken geschützt?
Jüngste raffinierte Übergriffe auf Vorstandsunterlagen und -daten zeigen deutlich wie wichtig es ist, alle Vorgänge und Dokumente, die Ihren Aufsichtsrat oder Vorstand betreffen, jederzeit wirksam zu schützen. Gleichzeitig dürfen die Sicherheitsmaßnahmen den Austausch wichtiger Informationen und Dokumenten zwischen der Geschäftsleitung bzw. Vorstand und Aufsichtsrat keinesfalls behindern.
Heutzutage kommen Aufsichtsräte und Vorstände seltener an einem Ort zusammen, selbst wenn wichtige Geschäfte anstehen oder vertrauliche Dokumente gesichtet und besprochen werden müssen. Immer mehr Unternehmen suchen nach Möglichkeiten digitaler Kommunikation, um die Arbeit und den Informationsaustausch von Aufsichtsräten und Vorständen zu erleichtern, wenn sich diese an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Unternehmen oder Institutionen befinden.
Der virtuelle Sitzungsraum: Die Lösung für Dokumentensicherheit und -austausch zwischen Aufsichtsräten und Vorständen
Virtuelle Sitzungsräume oder Boardrooms sind webbasierte Anwendungen, die außerhalb der Firewall einer Firma gesteuert werden und eine hochsichere, durchgängige Dokumentensicherheit und -kontrolle garantieren. Mitglieder des virtuellen Sitzungsraums können alle Arten von Geschäften sicher und von unterschiedlichen Standorten aus abwickeln, die normalerweise ein persönliches Treffen erfordern. Der virtuelle Sitzungsraum kann die Effizienz und Verlässlichkeit von schriftlicher Kommunikation sowohl zwischen Aufsichtsrats- und Vorstandsmitgliedern, als auch mit außenstehenden Gremien erheblich verbessern. Er ermöglicht den hochsicheren Dokumentenaustausch, rasche und durchgängig dokumentierte Entscheidungsfindung und unterstützt die Aufsichtsräte und Vorstände bei der Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung von
Sitzungen.
Bestmögliche Dokumentensicherheit mit Brainloop Secure Boardroom
Brainloop Secure Boardroom bietet Aufsichtsräten und Vorständen die bestmögliche und durchgängige Dokumentensicherheit. Dadurch werden alle Aufgaben und Vorgänge im Rahmen einer Sitzung automatisiert, der Schutz aller vertraulichen Dokumente gewährleistet, Beschlüsse bequem aus der Ferne gefasst und Stellvertreterfunktionen festgelegt. Kurz gesagt, Brainloop Secure Boardroom macht es möglich alle notwendigen Aufsichtsrats- und Vorstandstätigkeiten in einer hochsicheren virtuellen Umgebung schneller und effizienter auszuführen, und zwar über Unternehmensgrenzen hinweg.
Hauptvorteile von Brainloop Secure Boardroom:
- Dokumentensicherheit, Ablage, Verteilung: Mittels Token-basierter Authentisierung und hochflexibler Berechtigungssysteme können Aufsichtsrats- und Vorstandsunterlagen während eines gesamten Sitzungsverlaufs sicher und vertraulich benutzt werden.
- Automatisierung von Sitzungsabläufen: Gewährleistet die Einhaltung von Compliance Vorgaben mittels revisionssicherer Protokollierung (Audit Trail).
- Ad-Hoc Dokument Workflows: Definiert die Verteilung, Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten, um Sitzungsabläufe von Vorstand oder Aufsichtsrat zu beschleunigen.
- Einfache Verwaltung von Dokumentensicherheit: Eine zentrale Ablage von Dokumenten garantiert, dass alle berechtigten Teilnehmer der Sitzung direkten, jedoch gegebenenfalls beschränkten Zugriff haben. Zugriffsrechte können bis zur Dokumentenebene vergeben werden.
- Integrierte Dokumentenverwaltung / Elektronische Dokumentensammlungen: Alle Dokumente und Aktennotizen sind jederzeit für leichten Zugriff und Wiederabruf verfügbar.
- Beschlussfassung: Ermöglicht sowohl synchrone als auch asynchrone Beschlussfassung, Protokollierung aller Beschlussvorgänge und elektronische Bereitstellung der Ergebnisse.
- Stellvertreterfunktion und Delegieren: Detaillierte Regeln für die Zusammenarbeit eines Mitglieds und seines Stellvertreters können festgelegt werden. Somit wird die Übertragung von Rechten bei Abwesenheit von Entscheidungsträgern sichergestellt.
Erfahren Sie mehr über Brainloop Secure Boardroom.