Stand: 1. März 2023

Der Brainloop AG und ihren Tochtergesellschaften sind die Sicherheit und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr wichtig.

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise („Datenschutzhinweise“) informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Brainloop AG, die Brainloop Austria GmbH und die Brainloop Switzerland AG (jeweils einzeln und gesondert „Brainloop“ oder „wir“) sowie Ihre diesbezüglichen Rechte.

Die Datenschutzhinweise gelten für:

Nutzer der Website (brainloop.com) („Website„);
Interessenten unserer Produkte und Dienstleistungen; sowie
Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise gelten nicht für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unserer Kunden im Zusammenhang mit der Nutzung des Brainloop Secure Dataroom Services (BDRS) sowie der Brainloop Services MeetingSuite und MeetingSuite^CONNECT (zusammen „Brainloop Services“). Etwaige personenbezogene Daten von Nutzern unserer Brainloop Services sowie etwaige von Kunden in die Brainloop Services eingegebenen oder übertragenen Daten unterliegen gesonderten Datenschutzhinweisen, die Sie unter https://www.brainloop.com/de-de/datenschutzhinweise/ abrufen können.

Sofern Sie sich auf eine Anstellung bei Brainloop bewerben, gelten hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung unsere gesonderten datenschutzrechtlichen Hinweise für Bewerber, die Sie unter https://www.brainloop.com/de-de/datenschutzhinweise-karriere/ habrufen können.

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit anzupassen. Es empfiehlt sich daher, diese Datenschutzhinweise in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen. Sie können die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise jederzeit unter https://www.brainloop.com/de-de/datenschutzhinweise abrufen.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Soweit Sie die Website www.brainloop.com als Nutzer (siehe Abschnitt 4.1) besuchen, ist die Brainloop AG als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Interessenten unserer Produkte und Dienstleistungen (siehe Abschnitt 4.2) sowie von Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern (siehe Abschnitt 4.3) ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO die jeweilige in Abschnitt 2 aufgeführte Brainloop Gruppengesellschaft, mit der Sie in Kontakt treten, eine geschäftliche Beziehung anbahnen oder pflegen, oder mit der Sie sonst interagieren.

Soweit die Brainloop AG die Gruppengesellschaften in Österreich (Brainloop Austria GmbH) oder der Schweiz (Brainloop Switzerland AG) im Rahmen ihrer jeweiligen Geschäftstätigkeiten durch die Bereitstellung von gruppenweit integrierten Business Services, Funktionen und Systemen unterstützt (siehe Abschnitt 5.2), handeln die jeweilige Gruppengesellschaft und die Brainloop AG jeweils als gemeinsame Verantwortliche (gem. Art. 26 DSGVO).

Die Kontaktdaten der jeweiligen Verantwortlichen können Sie dem nachfolgenden Abschnitt 2 entnehmen.

2. Wie kann ich Brainloop sowie den Datenschutzbeauftragten kontaktieren?

Sie können die jeweilige Brainloop Gruppengesellschaft, die für Ihre Datenverarbeitung verantwortlich ist, jederzeit unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen:

Brainloop AG
Theatinerstrasse 12, 80333 München, Deutschland
Tel.: +49 89 444 699 0
E-Mail: legal@brainloop.com
Website: www.brainloop.com

Brainloop Austria GmbH
Ausstellungsstraße 50 /C /2 OG., 1020 Wien, Österreich
Tel.: +49 89 444 699 0
E-Mail: legal@brainloop.com
Website: www.brainloop.com

Brainloop Switzerland AG
Gotthardstrasse 30, 6300 Zug, Schweiz
Tel.: +41 41 710 39 71
E-Mail: legal@brainloop.com
Website: www.brainloop.com

Den Datenschutzbeauftragten der Brainloop AG können Sie jederzeit unter den folgenden Kontaktdaten erreichen:

E-Mail: dpo@brainloop.com

3. Was sind „personenbezogene Daten“ und was bedeutet „Verarbeitung“?

3.1 Personenbezogene Daten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

3.2 Verarbeitung

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

4. Welche Daten werden von mir erhoben? Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden diese verwendet?

Abhängig von der Art der Geschäftsbeziehung oder Interaktion mit Ihnen erheben, speichern und verarbeiten wir unterschiedliche Arten personenbezogener Daten.

In den meisten Fällen besteht keine Pflicht, dass Sie bestimmte personenbezogene Daten über sich gegenüber uns offenlegen. Möglicherweise müssen wir aber bestimmte personenbezogene Daten über Sie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen oder zur Durchführung eines Vertrages mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen erfassen. Die Nichtbereitstellung dieser Informationen kann die Erfüllung unserer Verpflichtungen verhindern oder verzögern. Wir werden Sie zum Zeitpunkt der Datenerhebung darüber informieren, ob bestimmte Daten obligatorisch sind und welche Konsequenzen sich aus der Nichtbereitstellung dieser Daten ergeben.

Zu den Kategorien von Informationen, die wir erheben, gehören:

Persönliche Daten (z.B. Name, Titel, Arbeitgeber oder Organisation oder ähnliche berufliche oder beschäftigungsbezogene Informationen);
Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift oder ähnliche Identifikatoren);
Kommunikationsinhalte und -daten (z.B. Inhalte von E-Mails, die wir mit Ihnen ausgetauscht haben, oder Notizen zu geführten Telefonaten);
Kommerzielle oder rechtliche Informationen über Ihre Organisation (z.B. jährliches Betriebsbudget, Anzahl der Vorstandsmitglieder, Anzahl der Ausschussmitglieder, Informationen zu relevanten Rechtsstreitigkeiten);
Auftrags- und Vertragsdaten (z.B. Informationen zu Verträgen, die wir mit Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation abgeschlossen haben, Vertragsangebote, die wir von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bzw. Ihrer Organisation erhalten haben);
Zahlungsinformationen, wie z.B. Informationen, die für die Zahlungsabwicklung oder Betrugsbekämpfung erforderlich sind, einschließlich Kreditkarteninformationen und Kartenprüfnummern;
Informationen zu Marketingaktivitäten (z.B. Dokumentation, der an Sie gerichteten Marketingmaßnahmen, Protokollierung eingeholter Marketingeinwilligungen);
Demographische Informationen (z.B. Alter, Geschlecht usw., einschließlich geschützter Klassifizierungen);
Informationen, die wir automatisch von Ihnen oder Ihrem Gerät erfassen, einschließlich Logfiles sowie Daten zu Internet- oder anderen elektronischen Netzwerkaktivitäten, die mit Hilfe von Cookies und etwaigen anderen Technologien zur Identifizierung von Geräten erfasst werden. Weitere Informationen über unsere Verwendung von Cookies finden Sie in der Brainloop Cookie-Richtlinie;
Kontoinformationen (wie Benutzer-ID, Kontaktdaten, Antworten auf Sicherheitsfragen oder ähnliche Identifikatoren);
Kommerzielle Informationen über Ihre Nutzung unserer Dienstleistungen oder der Websites (wie z.B. Supportanfragen, Aufzeichnungen von oder Informationen über Telefongespräche mit unseren Vertriebs- oder Support-Teams oder Informationen, die uns zur Lösung solcher Supportanfragen zur Verfügung gestellt wurden);
Schlussfolgerungen aus den oben genannten Informationen.

Wir erfassen Informationen über Sie entweder von Ihnen direkt, oder von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation bzw. von unseren Geschäftspartnern, von anderen Brainloop Gruppengesellschaften oder sonstigen mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe, oder aus öffentlich verfügbaren Quellen, Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen weitergehend, welche Ihrer Daten wir erheben sowie für welche geschäftlichen oder kommerziellen Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage wir diese verwenden.

4.1 Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Website www.brainloop.com

Die Website www.brainloop.com wird Ihnen von der Brainloop AG zur Verfügung gestellt. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten die Brainloop AG von Ihnen erhebt und verarbeitet, wenn Sie die Website nutzen, für welche geschäftlichen oder kommerziellen Zwecke diese verwendet werden und auf welche rechtliche Grundlage die Verarbeitung Ihrer Daten gestützt wird. Bitte beachten Sie auch die zusätzlichen Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten in den Abschnitten 5 bis 9 dieser Datenschutzhinweise.

(a) Zugriffsdaten (Logfiles)

Sie können die Website in der Regel besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. In diesem Fall erhebt und speichert die Brainloop AG lediglich Zugriffsdaten, die automatisch von Ihrem Browser an die Brainloop AG übermittelt werden, wenn Sie die Website aufrufen.

Hierzu können die folgenden Informationen zählen: Internetprotokoll-(IP)-Adressen, Art des Browsers und Browserversion, Internet Service Provider (ISP), verweisende Seite / Ausstiegsseite (Referrer URL), Betriebssystem, Datums- / Zeitstempel der Anfrage bzw. Clickstream-Daten.

Diese Zugriffsdaten werden von uns für die Dauer Ihrer Sitzung benötigt, um die technische Auslieferung der Inhalte unserer Website an Ihr Endgerät zu ermöglichen.

Zudem werden die Daten von uns kurzfristig für Zwecke der technischen Sicherheit unserer Website, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, in Logfiles gespeichert. Darüber werten wir die automatisch erhobenen Informationen in statistischer und aggregierter Form aus, um die Website und die Ihnen angebotenen Services zu optimieren sowie die Marketing-, Analyse- und Site-Funktionalitäten unserer Website zu verbessern. Hierbei werden die Informationen anonymisiert, so dass ein Rückschluss auf Ihre Person grundsätzlich nicht mehr möglich ist.

Die Verarbeitung Ihrer Daten stützt die Brainloop AG auf ihr berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Sicherheit der Website, der Optimierung der Website und der Ihnen angebotenen Services, sowie der Verbesserung der Marketing-, Analyse- und Site-Funktionalitäten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Außerdem setzt die Brainloop AG auf der Website Cookies ein, die begrenzte Informationen zu den von Ihnen gewählten Einstellungen oder sonstige zur Bereitstellung der Services erforderliche Informationen speichern können (siehe hierzu Abschnitt 4.1(c) sowie die Brainloop Cookie-Richtlinie).

(b) Kontaktaufnahme, Kommunikation, Downloads, Testzugang

Die Website bietet Ihnen die Möglichkeit, über verschiedene Wege mit uns in Kontakt zu treten, etwa um Anfragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu stellen, unsere Whitepaper oder andere Informationen anzufordern, oder um sich für einen Testzugang zu registrieren.

Soweit Sie hierzu die Webformulare auf der Website nutzen, sind stets Angaben zu den mit einem Sternchen als Pflichtangaben gekennzeichneten Punkten notwendig (z.B. Angaben zu Ihrer Person oder Ihre E-Mail Adresse). Diese Pflichtangaben benötigen wir, um Ihr Anliegen effektiv bearbeiten zu können. Darüber hinaus können Sie freiwillig weitere Angaben machen (wie Titel, Branche oder Ihre Nachricht). Diese optionalen Daten helfen uns, Ihre Anfrage besser zuordnen und effizienter bearbeiten zu können.

Sofern Sie mit uns über die auf der Website angegebenen Kontaktdaten (etwa per Telefon oder E-Mail) in Kontakt treten, verarbeiten wir diejenigen personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie im Rahmen der Kommunikation mit uns angeben bzw. aufgrund der Art Ihres Anliegens übermitteln.

Soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anliegen erforderlich ist, kann es sein, dass die Brainloop AG Ihre Daten an andere Brainloop Gruppengesellschaften oder verbundene Unternehmen der Diligent-Gruppe (hier aufgeführt) weitergibt, insbesondere wenn Anfragen zu Produkten und Dienstleistungen aus anderen Ländern oder von anderen Gruppenunternehmen gestellt werden. Anfragen, die an die Brainloop Gruppengesellschaft in Österreich oder der Schweiz gerichtet werden, werden von der Brainloop AG und der jeweiligen Brainloop Gruppengesellschaft (d.h. Brainloop Austria GmbH oder Brainloop Switzerland AG) im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit (im Sinne von Art. 26 DSGVO) verarbeitet (siehe Abschnitt 5.2(a)).

Zudem werden Ihre Daten bei Anfragen über unsere Website ferner gegenüber der Diligent Corporation (USA), der Diligent Boardbooks Limited (UK) sowie der Diligent Boardbooks GmbH (Deutschland) („Diligent Unternehmen“) offengelegt, die Ihre Daten im Rahmen der Bereitstellung gruppenweit integrierter Business Services, Funktionen und globaler Systeme verarbeiten, um Brainloop durch Wahrnehmung von zentralisierten Aufgaben der Betreuung von Kunden, Interessenten und Nutzern der Website, einschließlich der Pflege der Geschäftsbeziehung sowie der Vorbereitung, Optimierung und Durchführung von Marketingmaßnahmen, zu unterstützen. Brainloop und die genannten Diligent Unternehmen handeln insoweit als gemeinsame Verantwortliche (im Sinne von Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen erhalten Sie in Abschnitt 5.2.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir über die verschiedenen Kommunikationskanäle erhalten, für die Bearbeitung Ihres Anliegens. Insoweit stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Sicherstellung einer effizienten und nutzerfreundlichen Kommunikation und Bearbeitung Ihres Anliegens, an der Auswertung und Optimierung unserer Prozesse sowie an der verlässlichen Dokumentation zu Nachweiszwecken (soweit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich) (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Vertragsanbahnung stützen wir uns ferner – sofern der Vertrag mit Ihnen direkt geschlossen wird – auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, um eine Entscheidung über die Begründung des Vertrages mit Ihnen zu treffen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

Ferner werden wir Ihre Daten verarbeiten, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Außerdem kann es sein, dass wir die von Ihnen erhaltenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) für die Pflege der Geschäftsbeziehung (hierzu Abschnitt 4.3 unten) und für Marketingzwecke nutzen (hierzu Abschnitt 4.2 unten).

(c) Cookies

Die Brainloop AG verwendet „Cookies“, um Ihren Besuch der Website so angenehm wie möglich zu gestalten und Ihnen die Nutzung aller Funktionalitäten der Website zu ermöglichen. Ein Cookie ist eine Textdatei, die beim Besuch der Webseite vorübergehend auf Ihrem Endgerät gespeichert wird. Die Brainloop AG verwendet auf der Website nur sog. „Session Cookies“, die spätestens gelöscht werden, wenn Sie Ihre Sitzung beenden und Ihren Browser schließen. Die Speicherdauer der von uns verwendeten Cookies entnehmen Sie bitte der Brainloop Cookie-Richtlinie.

Die auf der Website verwendeten Cookies sind für den Betrieb der Website bzw. die Bereitstellung der auf der Website angebotenen Funktionalitäten technisch notwendig (sog. „unerlässliche Website-Cookies“). Diese Cookies werden von der Brainloop AG selbst gesetzt („first party cookies“). Soweit diese Cookies einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen, stützt die Brainloop AG sich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung Ihrer berechtigten Interessen (effektive und sichere Bereitstellung der Funktionalitäten und Services auf der Website) (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies entnehmen Sie bitte der Brainloop Cookie Richtlinie.

(d) Links zu anderen Websites

Die Website enthält Links zu anderen Websites, deren Datenschutzpraktiken von den Praktiken der Brainloop AG abweichen können. Wenn Sie personenbezogene Daten an eine dieser Websites übermitteln, unterliegen Ihre Daten den Datenschutzrichtlinien dieser Website. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken oder den Inhalt von Websites Dritter, auf die unsere Websites verlinken. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen aller von Ihnen besuchten Websites sorgfältig zu lesen.

4.2 Verarbeitung personenbezogener Daten von potentiellen Kunden und anderen Interessenten unserer Produkte und Dienstleistungen für Marketingzwecke

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir für Marketingzwecke von Ihnen als potentieller Kunde oder sonstiger Interessent unserer Produkte und Dienstleistungen verarbeiten, wie wir Ihre Daten verarbeiten und auf welche Rechtsgrundlage wir die Verarbeitung Ihrer Daten stützen. Bitte beachten Sie auch die zusätzlichen Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten in den Abschnitten 5 bis 9 dieser Datenschutzhinweise.

a) Sie können auf der Website im Rahmen unterschiedlicher Interaktionen mit Brainloop Ihre Einwilligung in den Erhalt unseres E-Mail Newsletters sowie in die sonstige werbliche Ansprache per E-Mail erklären, um Informationen zu technologiegestützten Governance-Lösungen sowie zu aktuellen Trends und Entwicklungen im Hinblick auf die Produkte und Dienstleistungen der Brainloop Gruppengesellschaften und den sonstigen mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (hier aufgeführt) zu erhalten. Die E-Mails werden von den Brainloop Gruppengesellschaften (Brainloop AG, Brainloop Austria GmbH und Brainloop Switzerland AG) sowie den Diligent Unternehmen (d.h. der Diligent Corporation (USA), der Diligent Boardbooks Limited (UK) und/oder der Diligent Boardbooks GmbH (Deutschland)) (siehe auch Abschnitt 4.1.(b)) versandt.

Für diesen Zweck werden Ihre Daten (einschließlich Ihrer Einwilligung) im gruppenweit zentralen CRM-System und angeschlossenen Marketing-Systemen gespeichert, welche von der Diligent Corporation und unseren Dienstleistern in den USA betrieben werden. Auf die gespeicherten Daten können die vorstehend genannten Unternehmen zugreifen, um Sie gemäß dem Inhalt Ihrer Einwilligung per E-Mail zu Werbezwecken zu kontaktieren. Im Hinblick auf die durch Brainloop durchgeführten Marketingaktivitäten und die diesbezügliche werbliche Ansprache durch Brainloop handeln Brainloop und die Diligent Unternehmen (soweit diese in die Speicherung der personenbezogenen Daten involviert sind und/oder bei der Vorbereitung, Optimierung und Durchführung von Marketingmaßnahmen von Brainloop unterstützen) im Rahmen der in diesem Abschnitt 4.2(a) beschriebenen Verarbeitung Ihrer Daten als gemeinsame Verantwortliche (im Sinne von Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen erhalten Sie in Abschnitt 5.2. Dies schließt jedoch nicht aus, dass die Diligent Unternehmen auf Ihre Daten zugreifen und diese im Rahmen Ihrer Einwilligung als eigenständige und unabhängige Verantwortliche für eigene Werbezwecke nutzen; eine etwaige werbliche Ansprache durch die Diligent Unternehmen erfolgt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit dieser Unternehmen.

Sofern Sie für Ihre Anmeldung zum Erhalt werblicher Informationen unser Newsletter-Formular nutzen, sind die Pflichtangaben für Ihre Anmeldung mit einem Sternchen gekennzeichnet. Sie können ferner freiwillig weitere Daten angeben. Diese sind zur Anmeldung nicht zwingend erforderlich, helfen uns aber dabei, den Newsletter-Versand und die sonstige werbliche Ansprache effizienter und zielgerichteter zu gestalten. Auch können Sie sich auf andere Weise für unseren Newsletter und den Erhalt sonstiger werblicher E-Mails registrieren, etwa indem Sie unseren E-Mail Newsletter telefonisch oder im Rahmen einer sonstigen Interaktion (etwa dem Ausfüllen eines Webformulars) mit uns anfordern.

An die erstmalig für den Versand von Informationen eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-In-Verfahren versendet. Auch an Interessenten, die sich über das Webformular an uns wenden und hierbei ihr Einverständnis in den Erhalt unseres E-Mails Newsletters und die sonstige werbliche Ansprache per E-Mail erklären, versenden wir einmalig eine solche Bestätigungsmail. Die Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob der Inhaber der E-Mail-Adresse den Empfang der E-Mails autorisiert hat, und damit dem Nachweis seiner Einwilligung.

Mit Ihrer Anmeldung zum Newsletter und dem Erhalt sonstiger werblicher E-Mails erklären Sie sich damit einverstanden, dass die Brainloop Gruppengesellschaften (Brainloop AG, Brainloop Austria GmbH, Brainloop Switzerland AG) sowie die Diligent Unternehmen die im Rahmen Ihrer Anmeldung angegeben Daten (z.B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) zu Werbezwecken verarbeiten dürfen, um Sie regelmäßig per E-Mail über technologiegestützte Governance-Lösungen sowie über aktuelle Trends und Entwicklungen im Hinblick auf die Produkte und Dienstleistungen der Brainloop Gruppengesellschaften sowie der mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (siehe hier) zu informieren.

Für den Versand unserer werblichen E-Mails setzen die Brainloop Gruppengesellschaften und die Diligent Unternehmen einen technischen Dienstleister ein. Zur Erfolgsmessung erfasst dieser Dienstleister über sog. „Tracking-Pixel“ und ähnliche Technologien Informationen über Ihre Nutzung der Ihnen zugesendeten werblichen E-Mails (z.B. ob Sie die E-Mails empfangen und geöffnet haben und ob Sie Links und Inhalte unserer E-Mails angeklickt haben). Diese Informationen werten die Brainloop Gruppengesellschaften sowie die Diligent Unternehmen aus, .

Die Zusendung der gewünschten Informationen setzt voraus, dass Ihre personenbezogenen Daten durch die Diligent Corporation und unsere Dienstleister in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Die Gesetze der USA gewährleisten nicht das gleiche Datenschutzniveau, wie dies innerhalb der Europäischen Union als angemessen angesehen wird. Insbesondere besteht das Risiko des Zugriffs auf Daten durch US-Sicherheitsbehörden, ohne dass den hiervon betroffenen Personen gerichtlich angemessene Rechtsschutzmöglichkeiten zustehen würden. Wir haben jedoch durch geeignete Maßnahmen sichergestellt, dass Ihre Daten grundsätzlich angemessen geschützt werden (siehe auch Abschnitt 5 und 6). Es lässt sich jedoch nicht vollständig ausschließen, dass US-Sicherheitsbehörden Zugriff auf Ihre Daten nehmen könnten. Mit Ihrer Anmeldung zum Newsletter und dem Erhalt sonstiger werblicher E-Mails erklären Sie sich auch mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die Diligent Corporation und unsere Dienstleister in den USA einverstanden (Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Die Anmeldung zum Newsletter oder Erhalt sonstiger werblicher Informationen wird protokolliert, um Missbrauch zu verhindern und den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen dokumentieren und nachweisen zu können. Die Protokollierung erfolgt auf Grundlage der Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Gewährleistung eines rechtssicheren und nutzerfreundlichen Versands unserer E-Mail-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Versand der werblichen E-Mails (einschließlich der etwaigen Erfassung und Auswertung Ihres Nutzerverhaltens im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Ihnen zugesendeten werblichen E-Mails) erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, indem Sie auf den „Abmelden“-Link am Ende unserer Newsletter E-Mails klicken oder eine E-Mail an marketing@brainloop.com schicken.

Soweit eine Auswertung der Nutzung der werblichen E-Mails zur rein statistischen und aggregierten Erfassung und Analyse des Lese- und Nutzungsverhaltens sowie der Interessen unserer Nutzer erfolgt, welche der Optimierung des Newsletter-Services und der werblichen E-Mail Ansprache dient, und keine Personalisierung unserer E-Mails auf Grundlage Ihrer individuellen Daten vorgenommen wird, stützen wir uns für die etwaige Verarbeitung personenbezogener Daten auf unsere berechtigten Interessen an der Auswertung der Interaktionen unserer E-Mail-Empfänger für die vorstehenden Zwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

b) Ohne Ihre Einwilligung erfolgt eine Kontaktaufnahme durch eine Brainloop Gruppengesellschaft zu Werbezwecken per E-Mail nur dann, wenn die jeweilige Brainloop Gruppengesellschaft Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von Ihnen erhalten hat, die werblichen Inhalte in der E-Mail sich auf ähnliche Waren oder Dienstleistungen beziehen (einschließlich von Kundenzufriedenheitsumfragen) und Sie der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken nicht widersprochen haben. Sie können jederzeit der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten für den Widerspruch nach den Basistarifen Ihres Telekommunikationsanbieters entstehen. Die diesbezügliche Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir auf die Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

c) Wenn Sie anderweitig zum Zweck des Erhalts von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen mit Brainloop kommunizieren (z.B. wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, ein Brainloop Mitarbeiter mit Ihnen telefonisch Kontakt aufgenommen hat oder Sie sich auf einer Veranstaltung oder Messe mit einem unserer Mitarbeiter austauschen), erheben wir diejenigen Daten, die wir im Zusammenhang mit dieser Interaktion von Ihnen erhalten.

Im Rahmen dieser Interaktionen kann es sein, dass wir Ihre Einwilligung in die weitere Kontaktaufnahme durch die Brainloop Gruppengesellschaften und/oder die Diligent Unternehmen einholen. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen über den von Ihnen gewünschten Kanal (per E-Mail, Fax und/oder Telefon) werbliche Informationen über die Produkte und Dienstleistungen von Brainloop und/oder den mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (siehe hier) zukommen zu lassen. Die Kontaktaufnahme erfolgt gemäß dem Inhalt Ihrer Einwilligung durch die Brainloop Gruppengesellschaften und/oder die Diligent Unternehmen. Für diesen Zweck werden Ihre Daten (einschließlich Ihrer Einwilligung) im gruppenweit zentralen CRM-System und angeschlossenen Marketing-Systemen gespeichert, welche von der Diligent Corporation und unseren Dienstleistern in den USA betrieben werden (siehe hierzu auch Abschnitt 5 und 6). Auf die gespeicherten Daten können die genannten Unternehmen gemäß dem Umfang Ihrer Einwilligung zugreifen, um Sie über den gewünschten Kanal zu Werbezwecken zu kontaktieren. Im Hinblick auf die durch Brainloop durchgeführten Marketingaktivitäten und die diesbezügliche werbliche Ansprache durch Brainloop handeln Brainloop und die Diligent Unternehmen (soweit diese in die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten involviert sind und/oder bei der Vorbereitung, Optimierung und Durchführung von Marketingmaßnahmen von Brainloop unterstützen) im Rahmen der in diesem Abschnitt 4.2(c) beschriebenen Verarbeitung Ihrer Daten als gemeinsame Verantwortliche (im Sinne von Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen erhalten Sie in Abschnitt 5.2. Dies schließt jedoch nicht aus, dass die Diligent Unternehmen Ihre Daten im Rahmen Ihrer Einwilligung als eigenständige und unabhängige Verantwortliche für eigene Werbezwecke nutzen; eine etwaige werbliche Ansprache durch die Diligent Unternehmen erfolgt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit dieser Unternehmen. Sie können die uns gegenüber erteilte Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns über die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten kontaktieren.

Darüber hinaus können wir Ihre Daten im gesetzlich zulässigen Rahmen für das postalische Zusenden von werblichen Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen von Brainloop sowie den mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (siehe hier) verwenden. Sie können dieser Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie in Abschnitt 9.

4.3 Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern

Soweit Sie oder das Unternehmen, für das Sie arbeiten oder das Sie vertreten, als Kunde, Lieferant, Vertriebspartner oder sonstiger Geschäftspartner von Brainloop oder den mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe mit uns zusammenarbeiten, erheben wir gegebenenfalls folgende Daten über Sie:

Kontaktinformationen, wie Vor- und Zunamen, Titel, Berufsbezeichnung, Abteilung, Unternehmen/Organisation, geschäftliche Anschrift, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, geschäftliche Faxnummer und geschäftliche E-Mailadresse;
Bestell-, Auftrags- und Vertragsdaten, einschließlich Umsatzinformationen und Zahlungsbedingungen;
Zahlungs- und Abrechnungsdaten, wie Angaben die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen oder Betrugsprävention erforderlich sind, einschließlich Kreditkarteninformationen und Kartenprüfnummern, sowie Bank- und Kontoinformationen, Steuernummern, und Rechnungsadressen;
Historie der Bestellungen, Transaktionen und geschäftlichen Interaktionen sowie kommerzielle Informationen über die Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen;
personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrer Organisation bzw. Ihrem Arbeitgeber erheben;
weitere Informationen deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Abwicklung einer Vertragsbeziehung mit Brainloop erforderlich sind oder die freiwillig von Ihnen oder von Ihrem Unternehmen angegeben werden, z.B. im Rahmen von getätigten Bestellungen, Anfragen oder Projektdetails;
personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich verfügbaren Quellen, Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien erheben;
soweit rechtlich im Rahmen von Compliance Screenings erforderlich: Geburtsdatum, Ausweis und Ausweisnummern, Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen, relevanten Gerichtsverfahren und anderen Rechtsstreitigkeiten, in die Sie oder Ihr Unternehmen involviert sind.

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, dass Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Allerdings kann die Nichtbereitstellung dazu führen, dass die geschäftlichen Beziehungen zwischen Brainloop und Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen nicht begründet bzw. durchgeführt werden können.

Wir verarbeiten Ihre Daten für die folgenden geschäftlichen und kommerziellen Zwecke und gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen Brainloop und Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen, z.B. um die Bestellung von Produkten und Dienstleistungen abzuwickeln, zu Zwecken der Buchhaltung, Abrechnung und Rechnungsprüfung, einschließlich der Einziehung und Durchsetzung von Forderungen, sowie um Lieferungen, Dienstleistungen, Kundenservice und Wartungstätigkeiten durchzuführen. Soweit die Geschäftsbeziehungen zwischen Brainloop und Ihnen persönlich besteht, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Soweit die Geschäftsbeziehungen zwischen Brainloop und Ihrem Unternehmen bestehen, stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen an der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO);
Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven und serviceorientierten Betreuung unserer Geschäftskontakte, auch auf Basis historischer kommerzieller Informationen (Customer Relationship Management) (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO);
Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung zwischen Brainloop und Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen, z.B. wenn wir Sie über Änderungen unserer Geschäftsbedingungen informieren oder wenn Sie sich mit Fragen an uns wenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO); zur werblichen Kommunikation mit Ihnen siehe Abschnitt 4.2;
Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Marktanalyse, Qualitätssicherung sowie Produkt- und Serviceverbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO);
Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) sowie sonstiger gesetzlicher Pflichten von Brainloop (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO);
Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie Geltendmachung, Ausübung und/oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO);
Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen, insbesondere, um ein Profil über Sie zu erstellen und Sie oder Ihr Unternehmen in bestimmte Marketingsegmente einzuordnen, um Ihre Vorlieben besser zu verstehen und die werblichen Informationen, die wir Ihnen senden, angemessen zu personalisieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Es liegt in unserem berechtigten Interesse, relevantere und interessantere werbliche Informationen zu liefern. Falls erforderlich, werden wir Ihre Einwilligung einholen, bevor wir Profile erstellen und etwaige werbliche Informationen an Sie senden (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) (hierzu auch Abschnitt 4.2).

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen Kunde von Brainloop sind, verarbeiten wir Ihre Daten zusätzlich zu folgenden Zwecken:

Veröffentlichung von Kundenreferenzen auf unseren Websites, die möglicherweise personenbezogene Daten von Ihnen enthalten. Wir holen vor der Veröffentlichung der Kundenreferenz per E-Mail Ihre Einwilligung ein, dass wir Ihren Namen, Titel und den Namen Ihres Unternehmens zusammen mit der Kundenreferenz veröffentlichen dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Wenn Sie Ihre Kundenreferenz aktualisieren oder löschen möchten, können Sie uns unter marketing@brainloop.com

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer Daten für die vorstehenden Zwecke auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung hiervon berührt würde.

Bitte beachten Sie auch die zusätzlichen Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten in den Abschnitten 5 bis 9 dieser Datenschutzhinweise.

5. An wen werden meine Daten weitergegeben?

Brainloop achtet bei Weitergabe Ihrer Daten auf ein hohes Sicherheitsniveau. Wir haben in den letzten 12 Monaten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten für einen unserer Geschäftszwecke offengelegt:

Persönliche Daten;
Kontaktinformationen;
Kommunikationsinhalte und -daten;
Kommerzielle oder rechtliche Geschäftsinformationen über Ihre Organisation;
Auftrags- und Vertragsdaten;
Zahlungs- und Abrechnungsdaten;
Informationen zu Marketingaktivitäten;
Demographische Informationen;
Informationen, die wir automatisch von Ihnen erfassen, einschließlich Zugriffsdaten (Logfiles) sowie Daten zu Internet- oder anderen elektronischen Netzwerkaktivitäten, die mit Hilfe von Cookies und anderen Technologien zur Identifizierung von Geräten erfasst werden;
Kontoinformationen;
Kommerzielle Informationen über Ihre Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen oder der Websites; und
Schlussfolgerungen aus den oben genannten Informationen.

Die Einzelheiten zu den jeweiligen Datenkategorien können Sie den vorstehenden Abschnitten 4.1, 4.2 und 4.3 entnehmen. Wir geben Ihre Daten in den untenstehenden Szenarien an die folgenden Kategorien von Dritten und anderen Empfängern weiter:

5.1 Dienstleister, Geschäftspartner und verbundene Unternehmen (als Auftragsverarbeiter):

Wir übermitteln Ihre Daten an vorher sorgfältig ausgewählte und gemäß den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtete Partnerunternehmen und sonstige Dienstleister, einschließlich der mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (insbesondere der Diligent Corporation, USA). Beispielsweise können wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Dienstleister und verbundene Unternehmen weitergeben, die für uns IT-Dienstleistungen (einschließlich von Hosting-Leistungen und sonstiger betrieblicher technischer Unterstützung) oder andere weisungsgebundene Geschäftsprozesse erbringen. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden, soweit dies für die Bereitstellung der von uns beauftragten Dienstleistungen erforderlich ist. Ihre Daten werden weder an Dritte verkauft noch anderweitig vermarktet. Eine aktuelle Liste aller Partnerunternehmen und Dienstleister können Sie auf Anfrage bei Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten erhalten.

5.2 Brainloop Gruppengesellschaften und sonstige verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe (als Verantwortliche bzw. gemeinsame Verantwortliche):

Brainloop nutzt ferner – wie nachfolgend unter Abschnitt 5.2(a) bis (e) beschrieben – globale Systeme, die durch verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe bereitgestellt werden, sowie gruppenweit integrierte Business Services und Funktionen, die durch Mitarbeiter in verschiedenen mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe (einschließlich der Brainloop AG) erbracht werden.

a) Insbesondere nimmt die Brainloop AG zentralisierte Funktionen und Aufgaben für die Märkte in Deutschland, Österreich und der Schweiz wahr und betreibt – soweit die Brainloop Gruppengesellschaften nicht in der Diligent Gruppe bereitgestellte gruppenweit integrierte technische Infrastruktur und Business Services nutzen (siehe Abschnitt 5.2(e) – diesbezügliche Systeme zur Speicherung und Verarbeitung der Daten. Soweit die Brainloop AG die Brainloop Gruppengesellschaft in Österreich (Brainloop Austria GmbH) oder in der Schweiz (Brainloop Switzerland AG) im Rahmen ihrer jeweiligen Geschäftstätigkeiten unterstützt, handeln die jeweilige Gruppengesellschaft und die Brainloop AG jeweils als gemeinsame Verantwortliche (gem. Art. 26 DSGVO). Die Verarbeitung von Daten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit erfasst die nachfolgend in Ziffer 5.2(c) beschriebenen Daten und erfolgt für die in Ziffer 5.2(d) beschriebenen Zwecke. Für eine effektive Geltendmachung Ihrer Rechte als betroffene Person (siehe Abschnitt 9) können Sie sich jederzeit an die zentralisierte Anlaufstelle bei der Brainloop AG unter den in Abschnitt 2 aufgeführten Kontaktdaten wenden, auch wenn die Verarbeitung im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit durch die andere Brainloop Gruppengesellschaft durchgeführt wird. Es bleibt Ihnen selbstverständlich vorbehalten, Ihre Rechte auch gegenüber der jeweils betroffenen anderen Brainloop Gruppengesellschaft (d.h. der Brainloop Switzerland AG oder der Brainloop Austria GmbH) geltend zu machen. Weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sowie zum Wesentlichen der diesbezüglichen Vereinbarung zwischen der Brainloop AG und der jeweiligen Brainloop Gruppengesellschaft können Sie jederzeit auf Anfrage bei Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten erhalten.

b) Zudem werden Ihre Daten von Brainloop an weitere mit Brainloop verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe, insbesondere an die Diligent Corporation, USA (Hauptsitz 1385 Broadway 19th Floor, New York, NY 10018), weitergegeben, die globale Systeme und Applikationen sowie zentralisierte Business Services in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, Steuern, Sales, Marketing, Reporting, Controlling sowie Einkauf bereitstellen. Eine Liste der Unternehmen innerhalb der Diligent Gruppe, an die – soweit für die unter Abschnitt 5.2(d) beschriebenen Zwecke erforderlich – Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden können, finden Sie hier.

c) Die vorstehend beschriebene Weitergabe Ihrer Daten umfasst insbesondere Kontaktinformationen (wie z.B. Name, Titel, Berufsbezeichnung, Abteilung, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Adresse, Telefonnummer), für Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse erforderliche Daten, im Rahmen des Customer Relationship Management erhobene und verarbeitete Daten, einschließlich historischer kommerzieller Informationen, (siehe oben Abschnitt 4.3), Informationen über die Nutzung unserer Produkte oder Dienstleistungen sowie die Nutzung der Website (siehe oben Abschnitt 4.1), oder durch oder für Marketingmaßnahmen erhobene und verarbeitete Daten (siehe oben Abschnitt 4.2).

d) Die Weitergabe erfolgt zur Wahrung der berechtigten Interessen von Brainloop sowie der verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe, einschließlich der anderen Brainloop Gruppengesellschaften, an einer effizienten und kostengünstigen Bereitstellung gruppenübergreifender einheitlicher betrieblicher Business Services und Funktionen in einer integrierten weltweiten Organisationsstruktur, einschließlich der Bereitstellung globaler Systeme und Funktionen zur zentralen Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Dies umfasst insbesondere die Weitergabe und Verarbeitung für folgende Zwecke:

Bearbeitung Ihrer Anfragen und Durchführung der auf der Website angebotenen Services. Dies ist insbesondere erforderlich, wenn Anfragen zu Brainloop Produkten und Dienstleistungen aus anderen Ländern gestellt werden;
Vorbereitung und Abwicklung der Vertragsbeziehung zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, einschließlich Verwaltung, Buchhaltung und Abrechnung;
Zentralisierter Einkauf von Lieferanten- und Geschäftspartnerleistungen sowie Verwaltung und Pflege der diesbezüglichen Geschäftsbeziehungen;
Unterstützung in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, Steuern, Sales Reporting, Controlling und Einkauf;
Abwicklung des Kundensupports über zentralisierte Prozesse und Ticketingsysteme;
Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten für Buchhaltungs- und Abrechnungszwecke in einer zentralen Kundendatenbank;
Customer Relationship Management;
statistische Auswertungen zur Sicherstellung und laufenden Optimierung eines reibungslosen Betriebs des Angebots;
interne Berichterstattung, Kunden- und Marktanalyse, Qualitätssicherung und Serviceoptimierung;
Unterstützung, Vorbereitung, Optimierung und Durchführung von Marketingmaßnahmen, einschließlich für eigene Zwecke der jeweiligen mit Brainloop verbundenen Gruppenunternehmen; sowie
Bereitstellung glober Systeme und Applikationen einschließlich diesbezüglicher zentralisierter Business Services betreffend Betrieb, Verwaltung, Wartung, IT-Support und IT-Sicherheit.

e) Brainloop und die Diligent Corporation (sowie ggf. etwaige weitere in die Verarbeitung einbezogene verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe) verarbeiten Ihre vorstehend genannten Daten im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO. Insbesondere erfolgt eine Speicherung und Verarbeitung der Daten von Nutzern der Website, Kunden und Interessenten in einem gemeinsamen Customer Relationship Management System sowie angeschlossenen Marketing-Systemen, welche gruppenweit zentralisiert von der Diligent Corporation und unseren Dienstleistern in den USA betrieben und administriert werden. Auf die dort gespeicherten Daten können Brainloop und die Diligent Unternehmen (Diligent Corporation (USA), Diligent Boardbooks Limited (UK) und Diligent Boardbooks GmbH (Deutschland)) zugreifen, soweit dies für die vorstehend unter Abschnitt 5.2(d) aufgeführten berechtigten Interessen und Zwecke erforderlich ist. Für eine effektive Geltendmachung Ihrer Rechte als betroffene Person (siehe Abschnitt 9) können Sie sich jederzeit an die zentralisierte Anlaufstelle bei der Brainloop AG unter den in Abschnitt 2 aufgeführten Kontaktdaten wenden, auch wenn die Verarbeitung im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit durch eine andere vorstehend genannte Gesellschaft durchgeführt wird. Es bleibt Ihnen selbstverständlich vorbehalten, Ihre Rechte auch gegenüber den anderen Gesellschaften (insbesondere der Diligent Corporation) geltend zu machen. Weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sowie zum Wesentlichen zur diesbezüglichen Vereinbarung zwischen Brainloop und den verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe können Sie jederzeit auf Anfrage bei Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten erhalten.

f) Diese Datenschutzhinweise gelten entsprechend für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die anderen Brainloop Gruppengesellschaften, die Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erbringung der vorstehenden Services und Funktionen von Brainloop erhalten.

g) Soweit die Diligent Corporation, Diligent Boardbooks Limited, Diligent Boardbooks GmbH oder sonstige mit Brainloop verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe (siehe hier) im Rahmen der Erbringung der vorstehenden Services, Funktionen und Verarbeitungstätigkeiten Ihre Daten erhalten, gilt ergänzend die Diligent Datenschutzerklärung der Diligent Corporation und ihren verbundenen Unternehmen, die Sie hier abrufen können. Die Diligent Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Diligent Gruppenunternehmen (mit Ausnahme der Brainloop Gruppengesellschaften) Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verarbeiten, weitergeben und sichern, sowie Ihre diesbezüglichen Rechte. Sie beschreibt auch Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten hinsichtlich der Nutzung, des Zugangs und der Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten.

5.3 Strafverfolgungsbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden, staatliche Stellen oder sonstige Dritte:

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an diese Parteien weitergeben, wenn wir der Ansicht sind, dass dies zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung oder zum Schutz unserer Rechte oder der Rechte Dritter erforderlich ist, etwa wenn wir verpflichtet sind, mit Behörden im Zusammenhang mit rechtlichen Ermittlungen zusammenzuarbeiten. Soweit dies gesetzlich oder behördlich zulässig und zumutbar ist, werden wir versuchen, Sie über solche Anforderungen zu informieren.

5.4 Käufer von Vermögenswerten:

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die unser gesamtes oder im Wesentlichen gesamtes Vermögen und Geschäft erwerben, oder an diejenigen, an die es von uns übertragen wird. Sollte ein solcher Verkauf oder eine solche Übertragung stattfinden, werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen, an das wir Ihre personenbezogenen Daten übertragen, diese in einer Weise verwendet, die mit diesen Datenschutzhinweisen vereinbar ist. Sie werden per E-Mail bzw. durch eine eindeutige Mitteilung auf der Website über jede Änderung der Inhaberschaft oder der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten informiert.

6. Werden meine Daten auch in Ländern außerhalb der EU / des EWR verarbeitet?

Brainloop ist die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten sehr wichtig. Sofern Brainloop Ihre personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU), der Vertragsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) oder der Schweiz (sog. „Drittländer“) übermitteln sollte, die kein Datenschutzniveau gewährleisten, das von der European Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses als angemessen erachtet wurde, hat Brainloop durch angemessene Schutzmaßnahmen (z. B. vertragliche Verpflichtungen) sichergestellt, dass Ihre Daten stets angemessen und gemäß den etwaigen drohenden Risiken geschützt werden. Für weitere Informationen zu den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen wenden Sie sich bitte an uns unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten. Zudem stützen wir uns für bestimmte Übermittlungen in Drittländer auch auf Ihre vorherige Einwilligung gem. Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO (siehe Abschnitt 4.1(c) und 4.2).

Soweit Dienstleister und Geschäftspartner (einschließlich der mit Brainloop verbundenen Unternehmen der Diligent Gruppe) als Auftragsverarbeiter eingeschaltet werden, die ihren Sitz in Drittländern haben, für die bisher kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission existiert, erfolgt ein Datentransfer nur, sofern mit dem Auftragsverarbeiter geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO getroffen wurden, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Dies erfolgt insbesondere durch die Vereinbarung der von EU Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c), Abs. 5 DSGVO sowie, soweit erforderlich, durch die Umsetzung von ergänzenden Maßnahmen, wie zusätzlicher technischer, organisatorischer und vertraglicher Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der von uns getroffenen Maßnahmen können Sie auf Anfrage bei Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten erhalten. Zudem können Sie eine aktuelle Liste aller Partnerunternehmen und Dienstleister sowie der Drittländer, in denen Ihre Daten verarbeitet werden, auf Anfrage bei Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten erhalten.

Soweit wir personenbezogene Daten an mit Brainloop verbundene Unternehmen der Diligent Gruppe als (gemeinsame) Verantwortliche weitergeben, die ihren Sitz in Drittländern haben, die kein Datenschutzniveau gewährleisten, das von der Europäischen Kommission als angemessen beurteilt wird, wird durch eine gruppeninterne Vereinbarung auf Basis der von der EU Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln sowie, soweit erforderlich, durch die Umsetzung von ergänzenden Maßnahmen, wie zusätzlicher technischer, organisatorischer und vertraglicher Schutzmaßnahmen sichergestellt, dass Ihre Daten durch den jeweiligen Empfänger der Diligent Gruppe gemäß den gesetzlichen Anforderungen verarbeitet und geschützt werden (Art. 46 Abs. 2 lit. c), Abs. 5 DSGVO). Bitte wenden Sie sich an Brainloop unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten, um mehr über die Empfänger Ihrer Daten und die Drittländer, in denen die Ihre Daten verarbeiten, zu erfahren sowie ggf. eine Kopie der getroffenen Maßnahmen zu erhalten.

7. Wie werden meine Daten geschützt?

Wir ergreifen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die fortlaufende Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten vollumfänglich sicherzustellen. Wir bewerten und verbessern diese Maßnahmen regelmäßig, um die Sicherheit der Verarbeitung fortwährend zu gewährleisten.

8. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Sofern in diesen Datenschutzhinweisen nicht ausdrücklich anders geregelt, werden Ihre Daten von uns nur solange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck, für den wir Ihre Daten erheben und verarbeiten, erforderlich ist.

Die nachfolgenden Datenkategorien werden wie folgt aufbewahrt:

8.1 Daten im Zusammenhang mit der Websitenutzung:

Zugriffsdaten (Logfiles): Die im Rahmen Ihrer Nutzung der Website erfassten Zugriffsdaten (siehe oben Abschnitt 4.1(a)) werden spätestens nach sieben Tagen vollständig gelöscht bzw. durch Kürzung Ihrer IP-Adresse anonymisiert, es sei denn, eine längere Speicherung ist zur Erreichung der mit den Daten verfolgten Zwecke erforderlich und die Speicherung kann auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer anderen gesetzlichen Grundlage gerechtfertigt werden.
Kontaktaufnahme, Kommunikation, Downloads, Testzugang: Ihre im Rahmen einer Kontaktaufnahme, etwa einer Anfrage, der Anforderung von Informationen, oder der Registrierung für einen Testzugang, (siehe oben Abschnitt 4.1(b)) an uns übermittelten Daten werden von Brainloop solange gespeichert, wie dies zur vollständigen Bearbeitung und Abwicklung Ihres Anliegens erforderlich ist. Es kann sein, dass wir Ihre Daten weiter aufbewahren, soweit dies für die Betreuung der Geschäftsbeziehung zu Ihnen als Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner (siehe oben Abschnitt 4.3) oder als Interessent unserer Produkte und Dienstleistungen (siehe oben Abschnitt 4.2) erforderlich ist (siehe zur jeweiligen Speicherdauer auch nachfolgend in diesem Abschnitt 8).
Nutzungsdaten (Cookies): Sofern die Brainloop AG über Cookies Nutzungsdaten erhebt, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen, werden diese nur solange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung der jeweiligen Funktionalitäten und Services bzw. Erreichung der mit den jeweiligen Cookies verfolgten Zwecke erforderlich ist. Die Speicherdauer der verwendeten Cookies entnehmen Sie bitte der Brainloop Cookie-Richtlinie.

8.2 Daten von potentiellen Kunden und anderen Interessenten unserer Produkte und Dienstleistungen:

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer geschäftlichen Beziehung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen im Hinblick auf die oben unter Abschnitt 4.2 dargestellten Marketingzwecke aufbewahren. Sobald Ihre Daten zu diesen Zwecken nicht mehr benötigt werden, oder Sie Ihre Einwilligung in die Nutzung Ihrer Daten zu Marketingzwecken widerrufen oder Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, soweit Ihre Daten nicht auch für sonstige in dieser Datenschutzerklärung dargestellte Zwecke benötigt werden oder die weitere Speicherung für einen oder mehrere der folgenden Zwecke erforderlich ist:

Beachtung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Daten;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung bestehender oder potenzieller Rechtsansprüche; sowie
Bearbeitung von Beschwerden bezüglich unserer Produkte und Dienstleistungen.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten in unseren Systemen vollständig löschen, wenn sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sollte es Informationen geben, die wir aus technischen Gründen nicht vollständig löschen können, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um eine weitere Verarbeitung oder Nutzung der Daten zu verhindern.

8.3 Kundendaten, Lieferantendaten, Geschäftspartnerdaten:

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufbewahren. Sobald unsere Geschäftsbeziehung zu Ihnen beendet ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, soweit Ihre Daten nicht für einen oder mehrere der folgenden Zwecke erforderlich sind:

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu Analyse- und/oder Prüfungszwecken;
Beachtung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Daten;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung bestehender oder potenzieller Rechtsansprüche;
Bearbeitung von Beschwerden bezüglich unser Produkte und Dienstleistungen; sowie
Durchsetzung unserer kommerziellen Vereinbarungen.

9. Welche Rechte habe ich?

Soweit Sie von der Datenverarbeitung durch Brainloop betroffen sind, haben Sie nach Maßgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);
die Berichtigung etwaiger unrichtiger Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung);
bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);
die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);
bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von Brainloop übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); und
nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung wird von Brainloop nicht durchgeführt.

Sie haben ferner das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von Brainloop erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Werden personenbezogene Daten von Brainloop verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, ohne dass es hierfür besonderer Gründe bedürfte.

Soweit Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte (einschließlich des Widerrufs etwaiger erteilter Einwilligungen), sowie bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie sich jederzeit unter den in Abschnitt 2 aufgeführten Kontaktdaten an die jeweils verantwortliche Brainloop Gruppengesellschaft oder den Datenschutzbeauftragten der Brainloop AG (soweit Anfragen an diese Gesellschaft gerichtet werden) wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung von Daten, die im Rahmen der in Abschnitt 5.2(a) oder 5.2(e) beschriebenen gemeinsamen Verantwortlichkeit erfolgt, können Sie Ihrer Rechte bei und gegenüber jedem einzelnen der genannten Verantwortlichen geltend machen. Zur effektiven Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die zentralisierte Anlaufstelle bei der Brainloop AG unter den in Abschnitt 2 aufgeführten Kontaktdaten wenden.

Unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe haben Sie zudem jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Vorbehaltlich des geltenden Rechts können Sie Ihre Rechte frei ausüben, ohne befürchten zu müssen, dass Ihnen der Zugang zu Waren oder Dienstleistungen verweigert wird. Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, können wir Ihnen jedoch einen anderen Service anbieten oder einen anderen Tarif in Rechnung stellen, der in angemessenem Verhältnis zum Wert Ihrer personenbezogenen Daten steht.