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Effizient und intelligent durch die Reporting Season

Von Thomas Deutschmann, CEO Brainloop AG

In den ersten Wochen des Jahres – der typischen Berichtszeit einer Aktiengesellschaft – herrscht Hochbetrieb in Finanzabteilungen, bei Vorstand und Aufsichtsräten. Finanzdaten müssen geprüft und bereitgestellt, Berichte geschrieben werden. Bis ein Ergebnis vorliegt, darf heute kaum noch Zeit vergehen – Fast Close lautet das Stichwort. Das Ziel sind schneller verfügbare Informationen, zum Vorteil von Märkten und Aktionären. Continental etwa legte in diesem Jahr bereits am 9. Januar vorläufige Zahlen vor. Eine reife Leistung, die nur durch gutes Teamwork, effiziente Prozesse und der entsprechenden Systemunterstützung möglich ist.

Dies hat natürlich auch Einfluss auf die Aufsichtsratsarbeit. Unabhängig davon, dass der Aufsichtsrat laut § 171 AktG nach Zugang der Unterlagen nach wie vor einen Monat Zeit hat für den Aufsichtsratsbericht, werden Entscheidungszyklen immer kürzer. Dass Aufsichtsratsunterlagen aufwändig kopiert und per Kurier versendet werden, ist da kaum noch vorstellbar.

Vielmehr werden heute digitale Sitzungsmappen einfach per Knopfdruck erstellt. Die verschiedenen Dokumente werden inklusive Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Trennblättern automatisch in einem PDF konsolidiert. Der Aufsichtsrat erhält lediglich einen Link auf die Sitzungsmappe und kann diese über Webbrowser, Smartphone oder Tablet sichten und kommentieren. Zwar werden Dokumente in der Praxis im Einzelfall durchaus noch ausgedruckt – die Kommentierung der Unterlagen über Computer oder mobile Geräte hat jedoch in den letzten Jahren stark zugenommen.

Denn häufig bleibt es nicht beim initialen Stand der Informationen. Bis zuletzt werden Angaben nachgereicht und aktualisiert. Dem sicheren digitalen Versand kommt damit besondere Bedeutung zu. Es geht schließlich um streng vertrauliche Unterlagen, die nicht einfach per E-Mail versendet werden können. Viel zu leicht kann es passieren, dass sie in die falschen Hände geraten – sei es durch ein Versehen oder das gezielte Abgreifen von Insider-Informationen. Ein Desaster für die Compliance.

Aus diesem Grund kommen häufig spezielle Boardroom-Lösungen wie etwa der Brainloop Secure Dataroom zum Einsatz. Er orientiert sich an den Bedürfnissen von Aufsichtsrat, Vorstand und Corporate Secretary. Sensible Dokumente lassen sich dort sicher verschlüsselt ablegen und bearbeiten, ohne dass die Compliance gefährdet wird. Im Rahmen eines Audit Trails werden sämtliche Zugriffe protokolliert.

Steht beispielsweise der Bericht des Wirtschaftsprüfers an, kann dieser Zugang zu festgelegten Bereichen des Datenraums erhalten und dem Prüfungsausschuss dort Informationen bereitstellen und Fragen beantworten.

Ein digitaler Boardroom bietet gerade in der Reporting Season Vorteile für alle Beteiligten. Ein zentraler Aufbewahrungsort, in dem alle Daten immer auf dem neusten Stand sind, ermöglicht eine sichere und effiziente Zusammenarbeit. Der „Fast Close“ auf Aufsichtsratsebene wird so zum Kinderspiel.

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