Sicherer Datenaustausch in virtuellen Betriebsratssitzungen

Nach jahrelangen Diskussionen um die Vor- und Nachteile von Home-Office-Regelungen, Teleworking und digitalen Arbeitsplätzen hat ein Virus innerhalb weniger Wochen Fakten geschaffen: COVID-19 – so viel steht heute schon fest – wird die Digitalisierung schneller vorantreiben als alle organisatorischen und technischen Maßnahmen jemals zuvor.

Besonders betroffen von dieser Situation sind momentan die Betriebsräte in Organisationen. Denn bislang sah das Betriebsverfassungsgesetz für Betriebsräte keine Möglichkeit für virtuelle Betriebsratssitzungen per Video- oder Telefonkonferenzen vor. Vielmehr muss die Beschlussfassung des Betriebsrats formal in einer Sitzung stattfinden. Damit ist die Handlungs- und Beschlussfähigkeit momentan jedoch stark eingeschränkt. Um die Arbeitsfähigkeit von Betriebsräten während der Pandemie zu gewährleisten, haben Bundestag und Bundesrat deshalb Neuregelungen beschlossen. Künftig soll, so Bundesarbeitsminister Hubertus Heil im Rahmen einer Ministererklärung, die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung per Video oder Telefon einschließlich online gestützter Anwendungen zulässig sein. Dies gilt sowohl für die Zuschaltung einzelner Betriebsratsmitglieder, als auch für eine virtuelle Betriebsratssitzung. Beschlüsse, die in einer virtuellen Sitzung gefasst werden, sind somit wirksam.

Änderung des Betriebsverfassungsgesetzes verabschiedet

Dafür hat die Bundesregierung eine befristete Änderung des Betriebsverfassungsgesetzes verabschiedet. Aber: Auch bei virtuellen Betriebsratssitzungen muss der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit gewahrt bleiben. So muss beispielsweise sichergestellt werden, dass unberechtigte Dritte nicht an der Sitzung teilnehmen können. Da es bei einer Video- oder Telefonkonferenz nicht wie sonst eine handschriftlich unterzeichnete Anwesenheitsliste geben kann, sollte die Teilnahme gegenüber dem Betriebsratsvorsitzenden in Textform, also zum Beispiel per E-Mail, bestätigt werden.

IT-Investitionen lohnen sich

Doch obgleich IT-Verbesserungen in vielen Unternehmen momentan im Fokus stehen, bleiben die Investitionen oft nur auf die nötigsten Technologien beschränkt: Videokonferenzsysteme, mobile Endgeräte, Breitbandverbindungen. Geht es aber um den Schutz für vertrauliche Informationen und den sicheren Austausch von Dokumenten, agieren Unternehmen oftmals nachlässig. Geschäftskritische Informationen werden über unsichere Collaboration Tools ausgetauscht, sensible Dokumente landen in File-Sharing-Diensten, geheime Files gehen per E-Mail hin und her. Nicht nur für Betriebsräte ist dies eine heikle und unbefriedigende Situation.

Hier haben sich sichere Datenräume bewährt. Sie erlauben es, Daten in einem sicheren digitalen Raum aufzubewahren und Informationen zwischen internen und externen Anwendern auszutauschen. Informationen und Dokumente können mittels einem Right Management System verschlüsselt und an beteiligte Personen übermittelt werden. Gleichzeitig erlauben es diese Datenräume, dass nur dediziert eingeladene Personen Einblick in die entsprechenden Dokumente erhalten: Ein durchgängiger Audit-Trail überwacht alle Zugriffe, so dass Aktivitäten jederzeit nachvollzogen werden können. Mit sicheren Datenräumen sind Betriebsräte in der Lage, ihre Tätigkeiten in gewohnter Art und Weise – und doch virtuell, fortzusetzen.

Data Room,  Informationssicherheit