Die SRG ist ein privatrechtlich organisiertes, föderalistisches Medienhaus mit rund 6000 Mitarbeitenden, welche mit Radio, Fernsehen und Online-Portalen Angebote in und für die vier Sprachregionen der Schweiz und fürs Ausland entwickeln. Um die Effizienz der Kommunikation zu steigern, verwenden Verwaltungsrat und Geschäftsleitung die Kommunikationsplattform Brainloop BoardRoom.
Alte Lösung unzureichend
Bei beiden Gremien der SRG wurden zuvor schriftliche Informationen auf dem Papierweg, per E-Mail und mit einer App eines anderen Herstellers ausgetauscht, mit welcher allerdings PDF-Dokumente ausschliesslich auf Tablets von Apple geteilt werden konnten. Wir vom Zentralsekretariat mussten immer wieder massiven Support leisten, wenn das Produkt nicht funktionierte. Weil aber der direkte Zugang zum Anbieter fehlte, waren uns meistens die Hände gebunden. Wir wollten deshalb eine Lösung, die mit der IT abgesprochen ist und deren Beschaffungsvorgaben wie Zertifizierungen bezüglich Datensicherheit, Datenhaltung in der Schweiz und Datenschutz erfüllt.
Sharepoint erfüllt Zweck nicht
Dabei stellte sich unter anderem heraus, dass die vom Collaboration-Team der SRG-IT vorgeschlagene Lösung mit Microsoft Sharepoint unzureichend war. Sharepoint haben wir nicht weiterverfolgt, weil beispielsweise individuelle Anmerkungen, die nicht geteilt werden sollen, nicht möglich sind. Von den insgesamt zehn in Betracht gezogenen Anbietern schafften es schliesslich vier namhafte Hersteller auf die Shortlist. Brainloop erhielt den Zuschlag, weil es über die gesamten Beurteilungskriterien hinweg das beste Angebot gemacht hat. Ausschlaggebend waren insbesondere die gute Benutzerfreundlichkeit der Anwendung für die Zwecke der Board-Kommunikation sowie das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis.
50 Anwender aus VR, GL und Fachexperten
Nach einer kurzen Einführungszeit werden seit Anfang letzten Jahres beim Verwaltungsrat Sitzungsunterlagen ausschliesslich mit der neuen Lösung verwaltet, geteilt und Dokumente von den Nutzern bearbeitet. Das Zentralsekretariat der SRG allein wickelt damit jährlich über 40 Verwaltungsratssitzungen, Delegiertenversammlungen und auch sämtliche Meetings der sechs Ausschüsse ab. Bei der Geschäftsleitung und den Fachexperten wird der Dienst von rund 50 Prozent der Anwender eingesetzt. Bei der SRG nutzen heute rund 50 Personen die neue Lösung. Dies sind Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungsmitglieder sowie Mitarbeitende des Zentral- und Generalsekretariats und Fachexperten wie Juristen oder Betriebswirtschafter, welche die Ausschüsse begleiten.
Effizient, sicher, stabil
Die Mehrheit verwendet dabei iPads, einige wenige zusätzlich auch Windows- oder Mac-Rechner. Gerade Anwender, die grosse Excel-Tabellen bearbeiten müssen, sind über die Browser-Funktionalität von Brainloop BoardRoom froh. Dies war beim Teilen der Tabellen mit der früheren Lösung nicht möglich, weil die App nur auf iPads funktionierte. Grundsätzlich sind die Anwender sehr zufrieden. Man spart nicht nur viel Papier, sondern arbeitet dank der grossen Benutzerfreundlichkeit effizienter, beispielsweise wenn Dokumente abgeändert oder mit Annotationen bearbeitet werden sollen. Ebenso erfreulich ist, dass das System zuverlässig und stabil läuft und wir so gut wie keine Unterstützung leisten müssen. 2019 möchten wir über die Sitzungsvorbereitungen hinaus auch Zirkulationsbeschlüsse und die interne Selbstbeurteilung des Verwaltungsrats mittels Fragebogen auf Brainloop BoardRoom abbilden und so den Nutzen der Beschaffung weiter steigern.
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Über den Autor
Beat Schneider stiess 2002 zu Swiss TXT / Schweizerische Teletext AG, einer Tochtergesellschaft der SRG. Dort hatte er ab 2004 die Funktion des stellvertretenden Direktors und ab 2005 jene des Direktors inne. Seit 2013 ist Schneider Zentralsekretär der SRG.
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