Dem Onboarding-Prozess nach der Wahl neuer Aufsichtsrats-Mitglieder fehlt oft die notwendige Aufmerksamkeit. Wenn Spezialisten und Experten in den Aufsichtsrat, Beirat oder Verwaltungsrat gewählt werden, erwartet man zwangsläufig auch eine proaktive Einarbeitungsphase des neuen Aufsichtsratsmitgliedes. Ohne Unterstützung der Gesellschaft kann dieser Prozess nicht immer effizient organisiert werden.
Onboarding als Baukastenprinzip
Die Vorlage der letzten 4 Sitzungsprotokolle, der Satzung der Gesellschaft und der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates ist der Mindeststandard des Onboarding-Prozesses.
Ist dieses Set an Dokumenten als unzureichend zu bezeichnen? Nein, denn der Onboarding-Prozess ist ein individueller Prozess, der von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst wird.
1. Erfahrung des neu gewählten Aufsichtsratsmitgliedes
Das Wissen zu Haftung, D&O-Versicherung, Fristen und gesetzlichen Standards, wie der Deutsche Corporate Governance Kodex oder das Pendant in Österreich oder der Schweiz, sind Grundvoraussetzungen für die effiziente Ausübung eines Aufsichtsratsmandates. Je nach beruflicher Vorbildung und bereits bestehender Erfahrung ist das Informationsniveau zu diesen Basisthemen oft unterschiedlich ausgeprägt.
2. Kompetenzstruktur im Aufsichtsrat
Die Zusammensetzung des Aufsichtsrates nach Kompetenzen ist ein wesentlicher Schritt zur Stärkung der Beratungsfunktion zwischen Aufsichtsrat und Vorstand. Dies setzt jedoch voraus, dass zu den relevanten Themenstellungen ein vertieftes Insiderwissen aufgebaut werden kann. Fachwissen, das über die Informationen der Protokolle hinausgehen muss, denn Fachdiskussion ist nur mit Fachwissen zum Unternehmen selbst möglich.
3. Lage der Gesellschaft
Die Lage der Gesellschaft hat maßgeblichen Einfluss auf das Onboarding-Konzept für neu gewählte Aufsichtsräte. Unternehmen in einer Restrukturierungsphase oder einer Turn-Around Situation müssen bereits aus Haftungsgründen den neu gewählten Aufsichtsratsmitgliedern einen vertieften und ganzheitlichen Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens geben.
4. Organisation und Kommunikation
Die Kommunikationsabläufe im Aufsichtsratsgremium selbst und mit der Gesellschaft sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. Die Einrichtung digitaler Boardlösungen gehört ebenso zum Onboarding-Prozess wie die fachliche und sachliche Einführung in das Unternehmen selbst.
Fazit
Onboarding ist mehr als die Übergabe eines reinen Informationssets. Onboarding ist ein Prozess, der die Kenntnisse und Kompetenzen des neu gewählten AR-Mitgliedes abrundet und damit das Ziel verfolgt, die Kompetenzen des AR-Mitgliedes effizient und zeitnah zum Wohle des Unternehmens einzusetzen. Entscheidend für die Ausgestaltung eines effizienten Onboarding-Prozesses ist die konsequente Ausrichtung an dem Unternehmenswohl in Verbindung mit dem individuellen Informationsniveau eines jeden AR-Mitgliedes. So ist Onboarding keine „Copy and Paste Lösung“ sondern vielmehr ein individueller Prozess.
Über die Autorin
Gabriele Bornemann ist geschäftsführende Gesellschafterin der Management Alliance GmbH. Management Alliance ist auf die Beratung von Vorständen und Aufsichtsräten spezialisiert. Dazu zählen Ausgestaltung von Onboarding-Konzepten, Qualifizierung von Aufsichtsräten nach den Vorgaben der Deutsche Börse AG und ganzheitliche Beratung.
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