Wie die Zusammenarbeit aus der Ferne gelingt

Aus der Not geboren und nun fester Bestandteil unseres Alltags: Nach rund einem Jahr Pandemie kommt zuweilen das Gefühl auf, als sei das Arbeiten im Homeoffice schon immer der Normalzustand gewesen. Fest steht: Die neue Situation hat unsere Arbeitskultur völlig verändert. Doch mit der neuen Flexibilität geht die Fragen einher, wie sich die Effizienz in der virtuellen Welt erhöhen lässt. Das gilt nicht nur für die Zusammenarbeit mit Kollegen. Auch Partner und Kunden erwarten mehr und mehr, dass Prozesse ebenso reibungslos und schnell ablaufen wie einst. Dabei geht es nicht nur um die technische Umsetzung der virtuellen Kooperation. Wichtig ist zudem, wie ein remoter Austausch auch organisatorisch möglichst effizient gestaltet werden kann. Konkret stellen sich die Fragen, welche Kanäle sich dazu eignen, welche Inhalte zu kommunizieren, und wie sich die Arbeit unter- und miteinander möglichst rentabel gestalten lässt.

Individualität berücksichtigen

Zunächst zur Technik: Telefonkonferenzen, visuelle Meetings über Teams, Zoom und Co. – die vergangenen Monate haben gezeigt: Es gibt keinen Königsweg der Kommunikation. Vielmehr sollten Unternehmen von Fall zu Fall und von Projekt zu Projekt entscheiden und Dinge ausprobieren. Um produktiv Arbeiten zu können, müssen neue Formen der Zusammenarbeit schließlich erst erlernt werden. Was für das eine Thema und den einen Mitarbeiter taugt, eignet sich für andere Situationen nur bedingt. Anders ausgedrückt: Nicht das technische Werkzeug bestimmt, wie effizient die Arbeit in Teams funktioniert. Vielmehr sollten die Tools in die individuelle Arbeitsweise von Arbeitsgruppen integriert werden, um die Effizienz gewährleisten zu können.

Flexible Zusammenarbeit zulassen

Das gilt im Übrigen auch für die altehrwürdige E-Mail: Trotz neuer, schnellerer Kommunikationstechnologien macht es erfahrungsgemäß durchaus Sinn, weniger zeitkritische Aufgaben auf dem klassischen Weg zu kommunizieren. Die Übertragung von eiligen Tätigkeiten sollte wiederum besser per Chat erfolgen, um Mitarbeitern schon damit eine gewisse Priorität zu vermitteln. Ein Homeoffice-Vorteil der zeitlich versetzten Kommunikation per E-Mail ist zudem, dass sich Teammitglieder die Nachrichten zu einem Zeitpunkt ansehen können, an dem sie Zeit dafür haben. Manche Beiträge stammen von Personen, die aufgrund ihrer häuslichen Situation erst spät abends dazu kommen, sich damit zu beschäftigen. Auch das sollte die Flexibilität im Homeoffice hergeben. Es gibt aber noch andere Gründe dafür, Kommunikationskanäle zu definieren. So lassen sich dem Verlust von Informationen, doppelte Buchführung und Missverständnisse vorbeugen. Erst wenn sich bestimmte Abläufe etabliert haben, wenn Mitarbeiter die Verwendung von technischer Unterstützung nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren, wird sich auch die Effizienz einstellen.

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Verhaltensregeln bringen Struktur

In der Praxis gilt es allerdings genauso, grundlegende Regeln und Verhaltensweisen für die Zusammenarbeit zu klären, bevor unterstützende Technologien wie Messenger, Kollaborations-Tools oder sichere Datenräume implementiert und für bestimmte Aufgaben zugeordnet werden können. So fällt es immer wieder auf, dass virtuelle Treffen häufiger durch Unterbrechungen gekennzeichnet sind als klassische Zusammenkünfte in Konferenzräumen. Hier lohnt es sich beispielsweise, Regeln wie Handzeichen einzuführen oder Chats für Zwischenfragen zu verwenden. Denn erst wenn die virtuelle Zusammenarbeit so in Fleisch und Blut übergegangen ist wie der ehemalige Austausch im Büro, werden Technologien auch wirklich effizient verwendet.

Collaboration,  Digitalisierung