Les coûts cachés de la communication sur support papier

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A l’heure du numérique, il existe encore aujourd’hui quelques sociétés dont les membres du conseil d'administration reçoivent encore des piles de dossiers avant chaque réunion. Une pratique qui au-delà d’exiger un travail précis et important en amont de la part du secrétaire du conseil, représente des frais élevés pour les entreprises. Brainloop a entrepris de révéler les coûts cachés générés par ce type de communication sur papier.

Un constat avéré

C’est un fait, les entreprises qui passent à une solution numérique économisent en moyenne 56.630 euros par an. Une somme assez importante pour permettre à l’entreprise de racheter 56 nouveaux ordinateurs MacBook Air ou bien d’investir dans la vitesse avec une Porsche Macan.
Comment les entreprises font-elles aujourd’hui pour dépenser autant d’argent dans leurs propres documents ? Se rendent-elles compte de ces coûts cachés ?
Ce n’est pas une réelle surprise, les premières causes de dépense dans le cas précis des conseils d’administration sont liées aux coût de l’impression et d’envoi des documents par voie postale ou porteur spécial. Des opérations qui peuvent être réitérées si les documents sont amenés à être modifiés.

Une consommation de papier élevée à éradiquer

Les documents de réunion peuvent être très volumineux. Des études ont montré que le dossier d’un membre du conseil comportait en moyenne 219 pages. Une économie de papier peut donc avoir un réel impact sur l’entreprise. Ainsi, un client exerçant ses activités dans le domaine bancaire déclarait avoir économisé près d’un million de pages papier depuis qu’il avait adopté une solution de plateforme de communication numérique. Hormis l’économie papier réalisée, il y a aussi l’impact financier qui incite de plus en plus les entreprises à remplir ses objectifs en termes de développement durable.

D’autres points non négligeables peuvent être pris en compte comme le gain de temps réalisé. En effet, ces solutions permettent à tous, secrétaire, personnel du conseil ou encore membres du conseil, de consacrer moins de temps à la préparation des réunions et d’être plus efficaces grâce notamment à des fonctionnalités développées pour faciliter la prise de décision. Les entreprises qui optent pour une solution de salle de réunion sécurisée obtiennent un retour sur investissement en trois mois seulement, ainsi que trois avantages majeurs, au-delà des économies de coûts :

  • Efficacité : Les membres accèdent à leur portefeuille de documents de réunion à tout moment depuis un ordinateur ou une tablette. Des commentaires et des annotations peuvent facilement être ajoutés sur les documents, tandis que les cessions de travail sont maintenues en ligne ou hors ligne, permettant d’offrir un accès 24/7 partout dans le monde.
  • Conformité : Une piste d'audit inviolable permet de voir qui a modifié un document et à quel moment. En cas de litige, cette traçabilité prouve que les décisions ont été prises sur la base des informations appropriées.
  • Sécurité : contrairement aux documents papiers qui peuvent être perdus, volés ou copiés, les données de votre salle de réunion numérique sont protégées contre les abus et les tentatives d’intrusion. De plus, les communications entre les membres du conseil d’administration ou conseil de surveillance sont cryptées - et donc sécurisées.

Les entreprises ne peuvent pas se tromper ! Le conseil d’administration 3.0 est indéniablement le meilleur moyen d’augmenter la satisfaction au travail du personnel responsable de préparer les réunions du conseil. Il pourra en effet enfin se débarrasser de tâches rébarbatives que représentent les photocopies et les envois et montrer sa valeur ajoutée sur des tâches de plus grande valeur.

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