Brainloop BoardSuite

Sécurité, conformité et
efficacité maximales pour
toute la communication du
Conseil d'administration

Brainloop BoardSuite. La solution tout-en-un 100 % conforme dotée d'un cockpit de gestion (surveillance du flux) pour toute la communication du Conseil d'administration.
Vos besoins : en tant que secrétaire du Conseil d’administration, vous êtes l’interlocuteur principal en matière d’informations confidentielles. Vous fournissez aux membres du Conseil tous les documents dont ils ont besoin en temps et en heure. Vous gérez aussi les motions qui ont été déposées, créez l’ordre du jour des réunions, organisez la communication d'informations aux participants de la réunion et préparez le processus décisionnel, tant dans le cadre de la réunion que par la méthode de circulation. En outre, vous assurez un suivi professionnel et sécurisé des résolutions prises. Sans compter que vous devez en permanence savoir tout ce qui se passe et garder le contrôle. 
 
Notre solution : Brainloop BoardSuite, la plateforme tout-en-un pour la communication du Conseil d'administration. Elle vous aide à créer et distribuer les documents de réunion tout en vous assurant qu'ils sont remis de manière conforme et sécurisée. Et la fonction cockpit vous permet de garder le contrôle et de savoir tout ce qui se passe à tout moment.

Les avantages offerts par
Brainloop BoardSuite

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Confidentialité et conformité maximales pour tous les documents de réunion, et ce, tout au long de leur durée de vie

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Remise en temps voulu des documents de réunion avec prise en charge et automatisation de processus 

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Création facilitée de l’ordre du jour et des minutes de réunion grâce aux flux 

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Gestion digitale des motions déposées par les membres du Conseil

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Vue d’ensemble optimale et gestion centralisée de toutes les activités liées aux réunions grâce au cockpit de gestion

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LA SÉCURITÉ ET LA PRÉCISION D'UN MÉCANISME DE HAUTE HORLOGERIE
Prise en charge du processus pour une conformité juridique et procédurale fiable 
Le Bureau administratif est de plus en plus sollicité. En raison des cycles d’innovation raccourcis, des modèles économiques déstabilisants et des processus de transformation toujours plus rapides, il doit sans cesse être plus efficace et efficient dans son travail quotidien. Et il doit aussi se conformer à toutes les exigences réglementaires. Brainloop BoardSuite est la solution. La plateforme tout-en-un Brainloop BoardSuite constitue un changement radical, depuis la sécurité des documents à la sécurité des processus, associée à la digitalisation et à l'automatisation du processus métier. Résultat : plutôt que de faire face aux difficultés inhérentes à la complexification de la gouvernance, aux risques et aux exigences de conformité, vous disposez du soutien sans faille dune conformité juridique et procédurale fiable.

Secteurs d'application :

  • Communication des membres non exécutifs du Conseil
  • Communication des membres exécutifs du Conseil
  • Communication du Conseil
  • Vote et adoption de résolutions en ligne
  • Gestion digitale des motions déposées
  • Gestion des réunions

PRÉCISÉMENT LA SOLUTION QUI VOUS CONVIENT

Brainloop BoardSuite. La solution de Conseil qui va plus loin. 

Le Bureau administratif, les responsables informatiques et les membres du Conseil eux-mêmes sont en droit d'attendre d’une solution qu’elle prenne en charge toute la communication du Conseil. Leurs exigences sont différentes, et Brainloop BoardSuite répond à chacune d’elles. Le Bureau administratif dispose d'un outil polyvalent et extrêmement puissant qui lui permet de garder le contrôle sur toutes les questions liées aux réunions et au processus décisionnel, de manière professionnelle et sécurisée. Vos équipes informatiques sont ravies, parce qu'il s'agit d’une solution SaaS facile à entretenir qui protège parfaitement tous les documents confidentiels. Et les membres du Conseil peuvent recevoir et utiliser les informations appropriées au bon moment et dans le format voulu. 

Avantages pour les membres non exécutifs du Conseil
  • Accès efficace et intuitif aux informations depuis différents terminaux mobiles (iPad, iPhone, tablettes Windows et Android)
  • Possibilité de lire et commenter les documents en ligne et hors ligne 
  • Vote et adoption de résolutions en ligne
Avantages pour les membres du Conseil
  • Élaboration simple et automatisée des portefeuilles de réunion 
  • Élaboration pratique des ordres du jour
  • Vue d’ensemble des responsabilités et statuts des documents devant être fournis par d'autres services, répertoriés par point à l’ordre du jour 
  • Inclusion facile à l’ordre du jour des motions déposées par les membres du Conseil
  • Élaboration automatisée des minutes de réunion grâce à un éditeur, et distribution d’extraits personnalisés des minutes
Avantages pour les administrateurs
  • Gestion centralisée des règles de sécurité et d'authentification, dans le respect des standards les plus exigeants 
  • Serveur dans le même pays que la société (Allemagne, Autriche, Suisse, France, Royaume-Uni, Luxembourg) avec grande disponibilité et récupération en cas d’incident 
  • Déploiement facile de la solution au sein de l'entreprise

APERÇU DES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES

Brainloop BoardSuite est la solution tout-en-un pour une communication hautement sécurisée et 100 % conforme des membres internes et externes du Conseil. L'interface orientée process et l’automatisation de nombreuses tâches permettent au Bureau administratif et aux secrétaires de l’entreprise de gérer les difficultés avec une efficacité et une efficience maximales. Le cockpit de gestion leur procure une vue d’ensemble complète et la maîtrise de tous les processus.
  • Les instructions sur le processus fournies par l’interface assurent le respect des procédures 
  • Conversation intégrée 
  • Éditeur de minutes de réunion
  • Élaboration automatisée d’extraits personnalisés des minutes
  • Exportation de l’ordre du jour et des minutes au format Microsoft Word
  • Mise à jour en direct du processus décisionnel digital dans les minutes de réunion
  • Inclusion de la chaîne d’approvisionnement de l’information dans la création du portefeuille de réunion 
  • Téléchargement des documents par glisser-déposer
  • Intégration des motions déposées par les membres du Conseil 
  • Modèles de minutes et d’ordres du jour de réunion 
  • Inclusion automatique de l’ordre du jour dans la collection de documents
  • Applications dédiées disponibles pour tablettes Android, Windows et iPad
  •  Vote et adoption de résolutions en ligne
  • Distribution/publication de résolutions
  • Groupement possible par thème (p. ex., motions, documents à vérifier, etc.)
  • Fonction de rappel pour les personnes qui fournissent des informations 
  • Possibilité de lancer le processus de vote digital directement depuis l’ordre du jour
  • Calendrier des réunions
  • Suppression à distance
  • Remarques et commentaires

LA SÉCURITÉ NE SOUFFRE AUCUN COMPROMIS

Brainloop BoardSuite. Une architecture de sécurité de pointe pour une communication efficace du Conseil

Brainloop BoardSuite s'appuie sur l'architecture de sécurité de pointe de Brainloop Secure Dataroom qui a été développée pour répondre aux besoins des professionnels les plus exigeants. Cette solution intègre tous les éléments qui font la différence entre une dataroom sécurisée et une dataroom ultrasécurisée : authentification à deux facteurs, chiffrement 256 bits même pour les applis, gestion intégrée des équipements et des droits relatifs à l'information, protection renforcée des données contre tout accès et enregistrement de toutes les activités.

En savoir plus
  • Collaboration sécurisée et efficace avec les équipes internes et les partenaires externes
  • Chiffrement de bout en bout des documents confidentiels 
  • Protection cohérente des documents confidentiels directement dans le poste de travail du destinataire (gestion des droits relatifs à l’information)
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Vous recherchez une protection maximale des données pour votre entreprise ?

Notre solution est faite pour vous.

Le déploiement de BoardSuite est simple et rapide, et son utilisation intuitive. Une brève introduction suffit aux utilisateurs qui travaillent déjà sur PC. Pas besoin de connaissances informatiques supplémentaires. Votre entreprise a immédiatement accès à une dataroom disponible partout dans le monde, à laquelle personne n'a accès sans autorisation.
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